Trợ lý AI Copilot sẽ được tích hợp sẵn vào gói Microsoft 365 Personal và Microsoft 365 Family cho người dùng từ 17/1. Trước đây, để sử dụng Copilot, người dùng cần trả phí riêng lẻ với gói Copilot Pro. Tuy nhiên, hiện tại thì Copilot sẽ được tích hợp sâu vào các ứng dụng Microsoft 365 quen thuộc. Ví dụ như Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Việc này nhằm hỗ trợ người dùng từ sáng tạo nội dung, phân tích dữ liệu đến giao tiếp và quản lý thời gian. Hãy cùng Gdata tìm hiểu chi tiết về Trợ lý ảo Copilot ngay trong bài viết dưới đây nhé!
1. Copilot là gì?
Copilot là một trợ lý ảo thông minh được tích hợp vào các ứng dụng của Microsoft 365, bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams và nhiều ứng dụng khác. Dựa trên nền tảng trí tuệ nhân tạo, Copilot sử dụng các mô hình ngôn ngữ tiên tiến, như GPT-4 của OpenAI. Hiện nay, Copilot được sử dụng rất nhiều bởi người dùng vì nó giúp tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả.
2. Ứng dụng của trợ lý ảo Copilot?
Chúng ta cần hiểu rõ cách thức hoạt động của Copilot trong Microsoft 365:
– Word: Copilot giúp soạn thảo văn bản, chỉnh sửa ngữ pháp. Tạo gợi ý cho việc cải thiện nội dung và tạo các đoạn văn tự động.
– Excel: Hỗ trợ người dùng phân tích dữ liệu, tạo biểu đồ, báo cáo tự động và giúp tạo công thức.
– PowerPoint: Copilot giúp người dùng thiết kế các bài thuyết trình, tạo slide tự động và tóm tắt nội dung.
– Outlook: Copilot giúp quản lý email, đề xuất trả lời và sắp xếp cuộc họp.
– Teams: Copilot hỗ trợ tổ chức cuộc họp, ghi chú và tạo báo cáo cuộc họp.
3. Tạo prompt để sử dụng trợ lý ảo Copilot hiệu quả
Để tận dụng tối đa các khả năng của Copilot, bạn cần biết cách đưa ra các prompt (yêu cầu) rõ ràng và hợp lý. Một prompt tốt sẽ giúp Copilot hiểu đúng mục đích và yêu cầu của bạn. Từ đó tạo ra kết quả chính xác và hiệu quả hơn. Dưới đây là một số gợi ý về cách tạo prompt hiệu quả trong các ứng dụng Microsoft 365:
a. Sử dụng trợ lý ảo Copilot trong Microsoft Word
– Mục tiêu: Tạo nội dung tự động hoặc cải thiện văn bản hiện có.
– Prompt hiệu quả:
- “Viết một email chuyên nghiệp về việc xin phép nghỉ việc trong một tuần tới.”
- “Cải thiện phong cách viết của đoạn văn sau: ‘Hôm nay tôi muốn nói về công ty.'”
- “Tóm tắt nội dung chính của tài liệu này trong một đoạn ngắn.”
- “Đề xuất các chỉnh sửa cho phần mô tả sản phẩm sau đây.”
Bằng cách sử dụng những prompt như trên, bạn có thể yêu cầu Copilot tạo ra các văn bản; đoạn văn ngắn hoặc cải thiện văn phong theo phong cách yêu cầu.
b. Sử dụng trợ lý ảo Copilot trong Microsoft Excel
– Mục tiêu: Phân tích dữ liệu, tạo báo cáo tự động và tạo công thức.
– Prompt hiệu quả:
- “Tạo bảng điều khiển hiển thị doanh thu theo tháng và khu vực.”
- “Giải thích xu hướng doanh thu trong báo cáo này.”
- “Sử dụng công thức để tính toán tỷ lệ tăng trưởng từ năm trước.”
- “Tạo biểu đồ cột từ bảng dữ liệu này.”
Với các yêu cầu như trên, Copilot có thể giúp bạn dễ dàng phân tích và hình dung dữ liệu một cách trực quan mà không cần phải thực hiện tất cả các bước thủ công.
c. Sử dụng trợ lý ảo Copilot trong PowerPoint
– Mục tiêu: Tạo và thiết kế bài thuyết trình tự động.
– Prompt hiệu quả:
- “Tạo một bài thuyết trình về các chiến lược marketing trong năm nay với 5 slide.”
- “Tóm tắt nội dung của tài liệu này thành một bài thuyết trình PowerPoint.”
- “Đề xuất một thiết kế slide để giới thiệu sản phẩm mới.”
- “Thêm các hình minh họa vào slide về xu hướng công nghệ trong ngành.”
Với những prompt này, Copilot có thể giúp bạn tạo ra các slide ấn tượng và hiệu quả. Nhờ đó giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc tạo từng slide thủ công.
d. Sử dụng trợ lý ảo Copilot trong Outlook
– Mục tiêu: Quản lý email, lên lịch và tạo cuộc họp.
– Prompt hiệu quả:
- “Tạo một email trả lời về việc xác nhận lịch họp vào ngày mai.”
- “Đề xuất một cách trả lời cho email yêu cầu thêm thông tin về sản phẩm.”
- “Tạo lịch trình cho cuộc họp với đội ngũ marketing vào thứ Ba tuần sau.”
- “Tóm tắt nội dung email này và đề xuất các bước hành động tiếp theo.”
Những prompt này sẽ giúp bạn tự động soạn email, trả lời email một cách nhanh chóng và sắp xếp các cuộc họp mà không cần phải làm thủ công.
e. Sử dụng trợ lý ảo Copilot trong Microsoft Teams
– Mục tiêu: Tổ chức cuộc họp, ghi chú và báo cáo.
– Prompt hiệu quả:
- “Lên lịch cuộc họp với các thành viên nhóm vào lúc 10h sáng thứ Tư.”
- “Tạo báo cáo tóm tắt cuộc họp hôm qua và các hành động cần thực hiện.”
- “Ghi chú lại những điểm quan trọng từ cuộc họp này.”
- “Tạo một cuộc khảo sát trong nhóm để thu thập ý kiến phản hồi về dự án.”
Bằng cách sử dụng các prompt này, bạn có thể nhanh chóng tổ chức và quản lý các cuộc họp trong Teams, cũng như tạo các báo cáo và ghi chú mà không phải làm thủ công.
4. Mẹo tạo Prompt trong trợ lý ảo Copilot hiệu quả
Để đảm bảo rằng Copilot sẽ hoạt động tối ưu, bạn cần chú ý đến một số mẹo khi tạo các prompt:
Cụ thể và rõ ràng
Hãy chắc chắn rằng yêu cầu của bạn càng chi tiết và rõ ràng càng tốt. Ví dụ, thay vì nói “Viết báo cáo”, bạn có thể nói “Viết một báo cáo về kết quả kinh doanh quý 1 năm nay, với các mục chính là doanh thu, chi phí và lợi nhuận.”
Chỉ ra mục tiêu cụ thể – Tạo prompt khi dùng trợ lý ảo Copilot
Hãy nói rõ mục đích của bạn. Nếu bạn muốn Copilot tạo nội dung sáng tạo, hãy yêu cầu “tạo” hoặc “soạn” nội dung. Còn nếu bạn muốn chỉnh sửa hoặc cải thiện, hãy yêu cầu “sửa”, “cải thiện” hoặc “tinh chỉnh.”
Cung cấp ngữ cảnh
Nếu bạn đang làm việc với một tài liệu, một bảng tính hoặc một email, hãy cung cấp cho Copilot ngữ cảnh cụ thể. Ví dụ: “Dựa trên bảng dữ liệu dưới đây, hãy tạo biểu đồ thể hiện doanh thu theo từng quý.”
Tích hợp các yêu cầu liên quan đến việc sắp xếp và phân tích – Trợ lý ảo Copilot
Copilot có thể giúp bạn lên lịch và phân tích dữ liệu, vì vậy đừng ngần ngại yêu cầu những điều này. Ví dụ, “Lên lịch cuộc họp với nhóm thiết kế vào ngày mai lúc 14h và gửi lời nhắc.”
Mặc dù AI đã giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian để hoàn thành công việc. Tuy nhiên cần phải nhận thức về những hậu quả có thể có khi sử dụng AI.
Bạn cần tìm hiểu thêm về: Lo ngại quyền riêng tư khi AI được tích hợp trong Microsoft
Kết luận
Bằng cách sử dụng các prompt hiệu quả, bạn có thể tận dụng tối đa tiềm năng của Copilot để thực hiện các tác vụ trong Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams,… Hãy nhớ rằng một prompt rõ ràng và chi tiết sẽ giúp Copilot hiểu yêu cầu của bạn và tạo ra kết quả chính xác và hữu ích nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đặc biệt quan tâm về vấn đề bảo mật dữ liệu khi sử dụng AI trong Microsoft.
Thông tin liên hệ Gdata
Đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với đội ngũ nhân sự của Gdata để nhận được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất
Hotline: 0904 299 668
Tổng đài: 1800 4814 – Phím 2
Email: [email protected]
Website: www.gdata.com.vn
Facebook:https://www.facebook.com/gdata.com.vn
CÔNG TY CP DỮ LIỆU TOÀN CẦU
Địa chỉ: Tầng 03 Tòa Lạc Hồng/ 27 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội
Gdata – Tăng cường bảo mật cho doanh nghiệp của bạn!
